一、
雲儲存
雲儲存系統，可讓組織人員進行檔案分享，並可建立公用資料夾，再針對資料夾進行權限控管，以兼顧檔案分享的便利性與安全性。
點選功能列進入雲儲存系統，進入系統後，可見到的畫面如下圖，分別說明如下：
1.
我的文件夾：點擊可到個人文件夾清單。
2.
公用文件夾：列出可存取的公用文件夾列表，點擊後可進入該文件夾清單。
3.
顯示目前已使用 / 可使用空間的資訊。
4.
資料夾或檔案列表，此處點擊標題可進行排序。
5.
搜尋框：輸入檔案名稱後可進行搜尋。
上述細部功能於下列章節進行詳述。
（一） 資料夾及檔案清單
使用者於應用系統中點選「雲儲存」，可見到雲儲存清單，系統預設將展開在使用者的個人文件夾清單，如下圖所示：
l 最上方為路徑列，會顯示當前所在的資料夾。路徑旁邊會顯示已使用空間 / 可使用空間的資訊。
l 移動滑鼠游標點擊路徑列後，可顯示此資料夾的功能表，如下圖。
l 點擊名稱、修改日期、檔案大小、說明等標題欄位，可針對該欄位進行排序。
l 清單內，圖示
相關功能將於下面章節說明。
（二） 建立資料夾
可依照下列方式新增資料夾：
1.
點擊路徑列，若使用者有存取該路徑的權限，則會顯示「新增資料夾」選項。
2.
選取檔案清單中的資料夾，點擊滑鼠右鍵，會顯示「新增資料夾」選項。
3.
點擊後會跳出「新增資料夾」對話框，輸入名稱後可建立資料夾於該資料夾內。
（三） 上傳檔案
可依照下列步驟進行檔案上傳：
1.
將檔案上傳到當前資料夾，可點擊路徑列，在跳出的選單中選擇「上傳」，如下圖。
2.
將檔案上傳到子資料夾內，可選擇清單內的資料夾後點擊滑鼠右鍵，選擇「上傳」，如下圖。
3.
選擇要上傳的路徑後，點擊上傳，會顯示上傳介面，在跳出的對話框內點擊「選擇檔案」，便可從使用者端的電腦內選擇檔案，選擇後點擊上傳，即可開始上傳檔案至雲儲存空間。
4.
上傳注意事項：
l 單次上傳時的檔案名稱請勿重複，重複時系統會出現警告。
l 單次上傳的檔案大小會依據系統管理者所設定而限制，超過時系統會禁止使用者上傳。例如：單次上傳時的限制為10MB，此時同時上傳三個檔案，檔案大小依序為5MB、3MB、3MB，已超過單次上傳限制，系統會禁止上傳。
（四） 資料夾及檔案重新命名
可依據下列步驟重新命名資料夾及檔案：
1.
選取檔案清單中的資料夾，點擊滑鼠右鍵，會顯示「重新命名」選項，點擊後會跳出「重新命名」對話框，輸入名稱後可重新命名該資料夾。
2.
選取檔案清單中的檔案，點擊滑鼠右鍵，會顯示「重新命名」選項，點擊後會跳出「重新命名」對話框，輸入名稱後可重新命名該檔案。
3.
需有該檔案 / 資料夾的存取權限才可重新命名。
4.
根節點資料夾無法重新命名，例如：我的資料夾、公用文件夾內的第一層資料夾等。
（五） 刪除資料夾及檔案
可依據下列步驟刪除資料夾或檔案：
1.
選取檔案清單中的資料夾，點擊滑鼠右鍵，會顯示「刪除」選項，點擊後會跳出「刪除」對話框，選擇後會詢問是否確定刪除，點擊確定後即可刪除整個資料夾。
注意事項：「刪除資料夾」時，會同時刪除其下所有資料，必須小心。
2.
選取檔案清單中的檔案，點擊滑鼠右鍵，會顯示「刪除」選項，點擊後會跳出「刪除」對話框，選擇後會詢問是否確定刪除，點擊確定後即可刪除該檔案。
（六） 資料夾及檔案相關資訊與說明
可依據下列步驟檢視資料夾或檔案資訊及修改說明：
1.
選取檔案清單中的資料夾，點擊滑鼠右鍵，會顯示「相關資訊」選項，點擊後會跳出「文件相關資訊」對話框如下圖。
2.
選取檔案清單中的資料夾，點擊滑鼠右鍵，會顯示「相關資訊」選項，點擊後會跳出「文件相關資訊」對話框如下圖。
3.
此對話框內可看到該資料夾的資訊，包含名稱、路徑、建立者、建立日期、修改日期、說明與關鍵字等，若選擇的是檔案，會多顯示檔案大小。其中說明與關鍵字欄位，若使用者對該資料夾有存取權限，可在此欄位輸入相關說明，之後點擊存檔即可儲存。
4.
說明與關鍵字欄位若有輸入，可在清單上顯示。
（七） 資料夾文件類型統計
點選下圖紅線框處「文件類型統計」連結，可統計出所在文件夾之下，所有的文件類型的統計數目，如下圖所示：
（八） 檔案下載及整批下載
可依據下列步驟進行檔案下載：
1.
將游標移動到要下載的檔案，接著點擊滑鼠右鍵，選擇「下載」，可下載單一檔案。
2.
將游標移動到要下載的資料夾，接著點擊滑鼠右鍵，選擇「整批下載」，會先將資料夾內的所有檔案壓縮成zip檔後，再進行下載。
（九） 檔案搜尋
可從下列兩個地方進行檔案搜尋：
1.
在功能標題旁邊的搜尋框內輸入欲搜尋的關鍵字，如下圖，輸入後點擊放大鏡符號開始搜尋。可針對檔案或資料夾名稱、說明與關鍵字、建立者進行關鍵字搜尋。
2.
搜尋結果會列在檔案清單中。此處會針對使用者所能存取的所有資料夾進行搜尋，包括我的文件夾、所有公用文件夾及所有的好友文件夾。
3.
另外可在檔案清單內，選擇資料夾後點擊右鍵，選擇「搜尋」，接著會跳出搜尋對話框，填寫相關欄位後可進行搜尋。此處搜尋的範圍則僅限於此資料夾內。
（十） 以郵件傳送檔案
使用者可將檔案，以電子郵件之附檔方式寄送給其他人。
1.
將游標移動到要下載的檔案，接著點擊滑鼠右鍵，選擇「以郵件傳送」。
2.
系統會自動開啟電子郵件寄信畫面，同時將該檔案作為「附加檔」。
（十一）
檔案共用分享內部人員
使用者可將檔案分享給其他入口網內部使用者。
1.
將游標移動到要下載的檔案，接著點擊滑鼠右鍵，選擇「共用」。
2.
開啟「共用／分享設定」畫面，再點選「分享內部人員」下「選擇對象」，從組織樹選擇其他使用者。
3.
選擇使用者之後，可點選「新增並寄信通知」或「新增但不需寄信通知」。
4.
若是點選「新增並寄信通知」，則對方會收到通知信件。對方透過信件內容之連結，可於輸入「帳號」「密後」直接下載該檔案。
5.
無論是否有寄信通知，對方均可於登入口網之後，透過「雲儲存」的「與我共用」查看他人分享出來的檔案。
（十二）
檔案共用分享外部人員
使用者可將檔案分享給其他外部人員。
1.
將游標移動到要下載的檔案，接著點擊滑鼠右鍵，選擇「共用」。
2.
開啟「共用／分享設定」畫面，再點選「分享外部人員」下「新增對象」，再輸入對方電子信箱，也可繼續「設定密碼」與「設定期限」。
3.
對方收到「檔案分享下載」通知信之後，便可開啟信件內容網址，輸入自己的電子信箱與密碼，便可下載該檔案。
